Janeiro já vai a mais de meio e este é um óptimo mês para tratar da papelada. A categoria 3 do método KonMariTM é a única categoria em que o pressuposto é deitarmos tudo fora. Tudo excepto aquilo que efectivamente nos faz falta ou somos, por lei, obrigados a guardar. Digo sempre que é preciso foco, paciência e concentração em todos os momentos em que te dedicas a organizar a tua casa, mas nesta categoria isso ainda é mais relevante. Deixa entrar luz natural na sala onde decides fazer este trabalho, queima um incenso ou uma vela, traz um copo de água ou chá para perto, um chocolate, põe uma música instrumental baixinho e faz pausas periódicas para te mexeres. Vamos voltar ao exercício de pilha do choque, só que desta vez em papéis. Tudo o que for papelada tua, tem de vir para aqui. A proposta do método é, no final, ficares apenas com 3 tipos de documentos, classificados em 3 grandes categorias: Pendentes, Acesso frequente, Acesso pouco frequente. Vamos retirar daqui a ideia de “importante”, porque para decidires guardar determinado documento é porque já o é. Outro conselho importante, sobretudo para quem é trabalhador independente: separa os documentos pessoais dos de trabalho.
Mesmo que o faças acompanhada/o comigo ou outra consultora, o trabalho de escolha e deitar fora é todo teu. Vamos abrir em conjunto todos os envelopes, abrir as cartas nos seus tamanhos originais para depois ser mais fácil ler o seu principal conteúdo e datas. E, tal como nas categorias anteriores, nada de ir a correr comprar micas, pastas e caixas de arquivo antes de acabarmos. Depois, no final, se quiseres e sobretudo se te inspirar alegria, podes comprar novos artigos de organização mais específicos para as reais necessidades.
Hoje falo-te dos “Pendentes”. Vamos aqui dar espaço a contas a pagar, convites para eventos futuros, assuntos judiciais… na verdade, coisas que precisam de uma acção quase imediata ou que aguardam uma resposta de uma entidade para serem finalmente fechados. Esta é a pilha mais perigosa e que tende a ser o maior desafio neste momento e no futuro. O meu desejo é que depois deste primeiro gigante trabalho de reduzir ao mínimo o que vais mesmo arquivar, fiques tão leve e com um alívio tão grande que nunca mais te permitas chegar a um ponto de acumulação e não gestão de documentos. Para isso, voltamos ao compromisso que é preciso assumir. Tu defines (porque mais uma vez KonMari é sinónimo de conforto e bem-estar) a tua rotina para analisares os pendentes. É ao domingo, é no primeiro Sábado de cada mês, é só quando a caixa estiver a abarrotar? Não importa e até podes ir ajustando ao longo dos tempos. O importante é que percebas que “pendente” não é um estado final nem eterno. “Pendente” vai passar a ser “Acesso Frequente” ou “Acesso Pouco Frequente” ou “lixo”. Em relação a esta fase de “lixo”, tens mais uma decisão a tomar: como destruíres os documentos. Pode ser à mão, ou se preferires garantir que nenhum dado pessoal fica à mercê de alguém que ande a rondar os caixotes de reciclagem, opta por uma destruidora de papel. Antes de comprar, certifica-te se alguém tem um que te empreste ou, se a consultora que está a trabalhar contigo também terá.
Nos próximos dias, trago te aqui a composição das 2 restantes pastas e algumas regras fiscais importantes para não deitares fora o que realmente tens que guardar mas sobretudo para que não guardes nada de que não precises de facto.
Mãos aos papéis?
