Continuo hoje a ajudar-te a viver uma vida mais organizada com menos papel e sobretudo com menos papéis desnecessários. No post anterior falei da primeira categoria que devemos criar, os “pendentes”. O mais importante é criares uma rotina feliz para os reveres com a frequência que for para ti a indicada. O objectivo é que não os deixes acumular novamente e que não deixes passar datas importantes que podem trazer mais encargos ou multas. Deixo a sugestão de teres uma pasta, sempre bonita e para a qual te dê prazer olhar. Sempre que ela estiver cheia, é o alerta: está na hora de gerir os teus “pendentes”.
Seguimos hoje com a organização dos outros 2 tipos de documentos: “Acesso Frequente” e “Acesso Pouco Frequente”.
“Acesso Frequente”: aqui vamos guardar todos os documentos importantes e que podemos ter de aceder algumas vezes por ano. Falamos, por exemplo, do teu último IRS, que tantas vezes te é pedido como suporte de documentação, os contratos e serviços de casa como luz ou gás e que hoje e dia podes mudar quando quiseres, as vezes que entenderes, as senhas de acesso à Segurança Social Directa ou ao Portal das Finanças, se não os tiveres memorizado. Como método de organização, é importante que cada tipologia esteja sempre visível e junta. Ou seja, as micas transparentes são excelentes opções para arrumação, seja em dossiers, seja em caixas arquivadoras, porque te permitem colocar à frente a folha que contem a informação que te fará reconhecer de imediato do que se trata. E como a categoria “Acesso Frequente” é normalmente vasta, podes parti-la em subcategorias tais como “casa”, “impostos”, “bancos” … e juntar os vários temas de cada uma delas.
“Acesso Pouco Frequente”: estes são os documentos que apenas precisas em situações muito especificas. Colocamos aqui escrituras, contrato de arrendamento da casa, os IRS de anos anteriores, os códigos de alteração do Cartão de Cidadão, certidões, ou as últimas análises ou exames médicos. Por serem de acesso pouco frequente, são estes os documentos que potencialmente mais tempo e saúde mental te farão perder por não saberes onde os guardaste.
Para que tudo corra bem, é de extrema importância que domines a legislação nacional para não deitares fora nada que venhas a precisar. Eu não sou nenhuma especialista em finanças, mas naturalmente fui pesquisando informação para mim e para apoiar os meus clientes nesta categoria que tem tanto de maçadora como de libertadora. Vou partilhar tudo contigo no último post de Janeiro. Vamos mesmo declarar guerra aos documentos em excesso. Até já!