• Rita Carvalho de Matos

Organização para reuniões produtivas e felizes!

O que mais me atrai neste tema sobre “Reuniões Felizes” é deitar por terra 2 mitos muito enraizados que nos atrapalham na forma como todos, organizadores e participantes, podemos e devemos contribuir para que todo o tempo que passamos em reuniões resulte em boas decisões para o grupo. Vamos descobri-los e reflectir sobre eles?


O primeiro mito generalizado é o seguinte: “o meu valor/importância para a empresa mede-se pelo número de reuniões em que participo”. Este facto não deixa de ser curioso se pensarmos que a grande maioria de nós deseja ardentemente participar no menor número de reuniões possíveis para ter tempo para se dedicar às outras responsabilidades diárias. Mas na realidade, fazer parte de um grupo dá ao ser humano uma sensação de pertença e de relevância na comunidade em causa. Ora, o ponto é o motivo pelo qual nós fomos contratados e o que podemos trazer de bom à empresa. Por isso, se este for um pensamento que vos assola, comecem por listar todas as reuniões, formais e informais, em que participaram na última semana, e reflictam sobre quais as essenciais e quais as que podiam, apenas, ter declinado.



O segundo mito é o de considerar que apenas os organizadores têm um papel activo e de dinamização das reuniões. Todos os presentes têm esse dever e existem várias ferramentas ao seu dispor. Como exemplo, sugiro aqui que, caso a convocatória não contenha os objectivos claros, os perguntem e que peçam para que sejam partilhados por todos.

Esta será uma forma de potenciar a preparação mais adequada dos participantes. Já durante a reunião, podemos ser uma excelente influência ao dar exemplo e garantir que estamos mesmo presentes, sem distrações electrónicas. Já repararam como é contagioso esse fenómeno? Para além de ser desrespeitoso, é um dos principais responsáveis pelo prolongamento das reuniões para lá do previsto.




O mundo das reuniões felizes é muito rico e tem uma enorme importância na qualidade de vida de todos. Tão importante que já foi criado e é actualmente alvo de estudo o “Meetnapping”. Deixo-vos, em jeito de despedida, o que esta expressão moderna ilustra para tentarem perceber se já o provocaram ou se são mais suas vítimas. “Meetnapping” é a tendência de raptar um colega forçando-o a participar numa reunião inútil.


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