Organizar Papéis: que facturas guardar?
Neste último dia de Janeiro, vamos encerrar o tema menos sexy do método KonMari, a terceira categoria, Papéis e Documentos. Mas a verdade, é que não podemos fugir deles. A minha proposta é sempre, por isso, a de estar bem informada, e estar a par das nossas obrigações enquanto contribuintes para assim vivermos tranquila sabendo o que é de facto importante, sem surpresas desagradáveis.
Facturas para IRS: todas as facturas com número de contribuinte que uses para efeito de IRS, se forem registadas pelo comerciante e aparecerem no teu e-factura, não precisas de guardar. Se fores tu a fazer o registo no portal deves guardá-las durante 4 anos. Nestes casos, caso verifiques que o comerciante as registou à posteriori, aparecendo em duplicado, podes deitar fora o teu comprovativo. Chamo a tua atenção para a opinião dalguns especialistas que defendem que todas as facturas de IRS devem ser guardadas pelo menos até à liquidação do imposto.
Outras facturas: para todas as outras facturas, há prazos que variam entre os 6 meses e os 5 anos.
1. Serviços públicos essenciais, como telecomunicações, gás, água ou luz devem ser guardados pelo prazo de 6 meses.
2. Serviços simples ou melhorias em casa, como canalização, pinturas, devem ser guardados durante 1 ano, sendo este o prazo legal para reclamações dentro da garantia.
3. Todas as facturas de bens móveis novos (electrodomésticos, brinquedos, …) e de reparações, serviços de assistência, manutenção e peças relacionadas com automóveis devem ser guardadas durante o prazo legal de existência de garantia (há artigos que têm uma garantia maior pelo que valida junto do vendedor o prazo correcto). Se tiveres pago uma extensão de garantia, guarda-a durante este período. Se o bem for usado, normalmente o prazo de garantia reduz par um mínimo de 1 ano. Todas as facturas referentes a profissões liberais como advogado ou médicos também respeitam este prazo.
4. As facturas de saúde do Serviço Nacional de Saúde devem ser guardadas durante 3 anos para que possas provar que pagaste caso te peçam novamente, e indevidamente, o pagamento.
5. O Imposto Único de Circulação deve ser guardado durante 4 anos, bem como o IRS.
6. Finalmente, guarda durante 5 anos recibos de renda, condomínio e obras de empreitada caso seja teu o imóvel.
Mas vamos ainda a factos importantes e com os quais já te confrontaste algumas vezes e que podes usar a teu favor para simplificar esta gestão de papéis e documentos.
Há muitas facturas que são impressas naquele papel mágico que faz desaparecer a tinta passado poucos meses. Podes fazer algumas coisas para evitar essa questão: fotografar ou digitalizar guardando numa pasta no teu computador ou usar aplicações como a Keep Warranty (clica no link) que guarda tudo no teu telemóvel.
Outro tema prende-se com a não obrigação de imprimir facturas em papel desde Janeiro de 2019 pelos comerciantes (que têm uma série de obrigações antes a cumprir para o poder propôr ao consumidor). O maior exemplo que conheço à data é o Continente que já me apresentou a proposta de receber todas as facturas no meu email logo na hora da compra. É verdade que é mais uma coisa para entupir a nossa caixa de tralha, mas essa haveremos de gerir depois, noutra fase. Há uma vantagem incrível, que apoio a 100%, que é a redução de consumo de papel. A outra vantagem é reduzires os papeis na tua carteira.